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Wann sich der Umstieg lohnt

Nicht jeder Betrieb muss seinen Fileserver abschaffen. Der Wechsel lohnt sich vor allem dann, wenn mehrere der folgenden Punkte zutreffen - und er lohnt sich fast immer, wenn ohnehin eine Hardware-Erneuerung ansteht.

  • Mitarbeitende arbeiten mobil, im Außendienst oder im Homeoffice
  • Dateien werden regelmäßig per E-Mail-Anhang verschickt statt geteilt
  • Der Server ist in die Jahre gekommen und müsste ersetzt werden
  • VPN-Zugriffe sind langsam und werden deshalb umgangen
  • Es gibt keine verlässliche Aussage darüber, wer auf welche Ordner zugreifen darf

Struktur schlägt Technik

Der häufigste Fehler ist, die vorhandene Ordnerstruktur unverändert nach SharePoint zu kopieren. Was auf einem Laufwerk noch irgendwie funktioniert hat, wird in SharePoint schnell unübersichtlich, weil Berechtigungen dort anders gedacht sind: nicht Ordner für Ordner, sondern in Bibliotheken und Teams entlang der Zusammenarbeit. Sinnvoll ist eine Struktur nach Bereichen und Projekten mit flachen Ebenen - und eine ehrliche Aufräumaktion vorher.

  • Pro Team oder Abteilung eine eigene Bibliothek statt eines einzigen Riesenordners
  • Berechtigungen auf Bibliotheksebene, Einzelfreigaben nur als begründete Ausnahme
  • OneDrive ausschließlich für persönliche Arbeitsdateien, nicht für Gemeinsames
  • Alte Bestände archivieren statt mitzuschleppen
  • Klare Regeln für Dateinamen und für externe Freigaben

Was sich für Mitarbeitende ändert

Technisch bleibt vieles vertraut: Dateien lassen sich weiterhin im Explorer öffnen, weil Bibliotheken synchronisiert oder verknüpft werden können. Neu sind Versionsverlauf, gleichzeitiges Bearbeiten und das Teilen per Link statt per Anhang. Genau diese drei Punkte bringen den eigentlichen Gewinn - und genau sie werden ohne kurze Einweisung nicht genutzt.

Was Sie einplanen sollten

Für 500 Gigabyte bis wenige Terabyte an Daten ist der eigentliche Umzug meist in wenigen Tagen erledigt, oft im Hintergrund während des laufenden Betriebs. Die Zeit geht in Vorbereitung und Nacharbeit: Struktur festlegen, Berechtigungen klären, Altdaten aussortieren, Team einweisen. Rechnen Sie in Summe eher mit Wochen als mit Tagen - und mit einem deutlich aufgeräumteren Ergebnis.

Häufige Fragen

Funktioniert SharePoint auch mit unserer Branchensoftware?

Das kommt auf die Anwendung an. Manche Fachprogramme erwarten zwingend ein lokales Laufwerk. In solchen Fällen bleibt ein kleiner Fileserver oder ein NAS für diese eine Anwendung bestehen, während der Rest umzieht.

Sind die Daten dann sicher?

Sie liegen in europäischen Rechenzentren und sind gegen Ausfall abgesichert. Gegen versehentliches oder böswilliges Löschen brauchen Sie trotzdem ein eigenes Backup der Microsoft-365-Daten - der Papierkorb allein ist keine Sicherung.

Können wir schrittweise umziehen?

Ja, und das ist meist der bessere Weg: Eine Abteilung beginnt, Erfahrungen fließen in die Struktur ein, danach folgen die übrigen Bereiche.

Quellen

Zur Vertiefung der technischen Seite:

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