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Was bei einer Migration tatsächlich umzieht

Die meisten Unternehmen denken bei Microsoft 365 zuerst an E-Mail. Tatsächlich betrifft eine Migration in der Regel vier Bereiche: die Postfächer inklusive Kalender und Kontakte, die Dateiablage vom Fileserver nach SharePoint und OneDrive, die Benutzerkonten und Berechtigungen in Entra ID (früher Azure AD) sowie die Endgeräte, die künftig über Intune verwaltet werden. Jeder dieser Bereiche hat eigene Stolpersteine - die Dateiablage ist fast immer der aufwendigste Teil, weil gewachsene Ordnerstrukturen selten eins zu eins in SharePoint passen.

  • Postfächer, Kalender, Kontakte und Verteiler aus Exchange, IMAP oder Google Workspace
  • Dateien vom Fileserver oder NAS nach SharePoint und OneDrive
  • Benutzer, Gruppen und Berechtigungen in Entra ID
  • Geräteverwaltung über Intune und Windows Autopilot
  • Teams-Struktur, Kanäle und externe Freigaben

Der Ablauf in fünf Schritten

Ein geordnetes Vorgehen kostet am Anfang etwas mehr Zeit und spart hinterher ein Vielfaches davon.

  • Bestandsaufnahme: Welche Daten, Postfächer, Programme und Schnittstellen gibt es wirklich?
  • Konzept: Lizenzauswahl, Zielstruktur für die Dateiablage, Berechtigungskonzept, Migrationsfahrplan
  • Vorbereitung: Tenant einrichten, Domäne und DNS vorbereiten, Testnutzer anlegen
  • Testphase: eine kleine Nutzergruppe arbeitet produktiv in der neuen Umgebung
  • Stichtag und Nacharbeit: vollständiger Umzug, Altsystem abschalten, Team einweisen

Wie lange dauert das?

Für einen Betrieb mit 10 bis 30 Arbeitsplätzen sind zwei bis sechs Wochen realistisch - davon entfällt der größte Teil auf Vorbereitung und Datenübernahme, nicht auf den eigentlichen Umstellungstag. Größere Umgebungen mit Fachanwendungen, Schnittstellen oder mehreren Standorten brauchen entsprechend länger. Wer eine Migration in drei Tagen verspricht, verschiebt Postfächer und lässt alles andere liegen.

Die fünf teuersten Fehler

Alle folgenden Punkte habe ich in der Praxis mehrfach aufräumen müssen - jeder davon ist im Vorfeld mit wenig Aufwand vermeidbar.

  • Kein Backup der Microsoft-365-Daten: Microsoft sichert Ihre Inhalte nicht in dem Umfang, den die meisten erwarten
  • Fileserver-Struktur unverändert nach SharePoint kopiert - inklusive aller Altlasten und Rechteprobleme
  • Zu teure Lizenzen, weil niemand die Pläne verglichen hat
  • Keine Mehrfaktor-Authentifizierung, obwohl Konten nun weltweit erreichbar sind
  • Keine Einweisung der Mitarbeitenden - die Folge ist, dass weiter per E-Mail-Anhang gearbeitet wird

Nach der Migration entscheidet sich der Erfolg

Der häufigste Grund für Unzufriedenheit nach einer Umstellung ist nicht die Technik, sondern fehlende Gewöhnung. Wenn niemand erklärt, warum Dateien jetzt in Teams liegen und nicht mehr auf Laufwerk P:, arbeiten Teams weiter wie vorher - nur umständlicher. Eine kurze, praxisnahe Einweisung direkt nach dem Umstieg ist deshalb kein Extra, sondern Teil des Projekts.

Häufige Fragen

Kann ich während der Migration normal weiterarbeiten?

Ja. Der Umzug wird so geplant, dass der laufende Betrieb möglichst wenig gestört wird - Datenübernahmen laufen im Hintergrund, der eigentliche Umschaltzeitpunkt liegt meist auf ein Wochenende oder in die Abendstunden.

Was passiert mit alten E-Mails und Dateien?

Die werden übernommen. Postfächer ziehen inklusive Historie um, Dateien werden mit Struktur und Versionen übertragen. Wo Altlasten offensichtlich sind, empfehle ich vorher aufzuräumen - das reduziert Aufwand und Kosten.

Brauche ich nach der Migration noch einen Server?

Häufig nicht. Viele Betriebe kommen nach dem Umzug ohne eigenen Windows-Server aus. Ausnahmen sind Fachanwendungen oder Datenbanken, die zwingend lokal laufen müssen - das klären wir in der Bestandsaufnahme.

Quellen

Die beschriebenen Migrationswege entsprechen den von Microsoft dokumentierten Verfahren.

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